GENERALFORSAMLING 2021 - referat

Grundejerforeningen Kildebjerg Øst

14.06.21. Deltagere 36 huse samt én medbragt fuldmagt.

Tre afbud blev sendt inden generalforsamlingen og 10 huse udeblev uden afbud

• Valg af dirigent og referent

          Dirigent: Jakob Voetmann (Dyrevogtervænget 10)

          Referent: Thomas Højvang Poulsen

1. Bestyrelsens beretning
   
   
   1. 6 bestyrelsesmøder er afholdt til trods for Covid-19-tider
   2. Der er afviklet vores første arbejdsdag
   3. Legeplads er en kæmpe succes, som man tydeligt kan se
      1. Der er gennemført endnu et børneløb
         1. 5.605 kr. indsamlet
         2. Pengene dedikeres til beplantning af legepladesen
         3. Og teamet bag indsamlingen vil gerne være med til valg af beplantning
      2. Bestyrelsen har tegnet ansvarsforsikring
      3. Aftale med Henka (der har lavet legepladsen) om årligt eftersyn af legeplads
   4. Fået overdraget Skovridervænget + Dyrevogtervænget og få fællesområder imellem de to veje op mod golfhuset samt legeplads-området
      1. Vi har koblet os på en aftale med Kildebjerg-Ry omkring saltning af de to veje
         1. ingen afregning endnu fra Kildebjerg-Ry
      2. Overdragelse og dialog med Kildebjerg-Ry går rigtig fint
      3. Der klargøres flere og flere arealer, og vi forventer flere overdragelser i efteråret
   5. Bestyrelsen har fået en henvendelse omkring sponsorat til Pulszonerne
      1. Skraldespande tømmes + generel vedligeholdelse af området
      2. Kildebjerg-Ry spørger til 10-årigt sponsorat af 25.000/årligt
      3. Kildebjerg-Ry lukker og slukker indenfor 2-3 år, derfor vil de gerne overdrage
      4. Spørgsmålet går på, om alle grundejerforeninger skal samles omkring et sponsorat
         1. vi tager en snak og dialog i eventuelt
   6. Vandledning, der ligger gennem en grund på Sandemandsvænget skal flyttes og udbedres, og det bliver den inden længe
   7. Det sidste areal omkring Skrivervænget – ikke påbegyndt lokalplan ved kommunen på grund af travlhed, men man forventer det sker til efteråret
   8. Der er indgået midlertidig aftale med Danjord omkring græsslåning af vores overdragede områder, indtil vi får en mere bredere aftale og flere områder bliver overdraget
   9. Bestyrelsen har haft et enkelt møde med en anlægsgartner for at forstå, hvad vi skal være opmærksomme på
   10. Vi opfordrer til at nye melder sig til bestyrelsen
       
       
2. Regnskab gennemgås og præsenteres
   
   
   1. Medlemmerne af grundejerforeningen Kildebjerg-Ry Øst godkender det udsendte regnskab enstemmigt på Generalforsamlingen
      
      
3. Indkomne forslag fra medlemmerne
   1. Der er mange forslag til legeplads-området
      1. – Martin, Ritmestervænget 6, fra bestyrelsen uddyber:
         1. De små grunde omkring legepladsen
         2. Det store område ved legepladsen
      2. Bestyrelsen ønsker flere konkrete forslag
         1. Tegning
         2. Priser
         3. Etablering
         4. Noget vi faktisk kan stemme om samlet
      3. Når vi sætter penge af til det, så er det bestyrelsens mulighed at vælge noget
         1. Legepladsen fik et udvalg ud over bestyrelsen, som hjalp med at definere legepladsen som grundprincip
      4. Der spørges og kommenteres på formuleringen ’væsentligt’ i vedtægterne. Det kommenteres at det er en vag definition og meget åben for fortolkning
         1. Mette Ryttervænget 2 kommentar: Bestyrelse skal have et råderum for at træffe beslutninger.
         2. Bestyrelsen kommentar:
            1. Den væsentlige beslutning omkring, hvor legepladsen skal ligge er besluttet og afgjort på forhånd fra Kildebjerg-Ry og kommunen
         3. Bestyrelsen tager lige et kort møde omkring next steps
         4. Det besluttes at vende tilbage til legepladsen under eventuelt
            
            
4. Budget samt kontingent-størrelse for 2021-2022
   
   
   1. Bestyrelsen foreslår at bibeholde kontingent på 2.000 dkk pr. husstand
      1. Budgettet for 2021 og kontingent godkendes enstemmigt af medlemmerne
         
         
5. Valg af formand
   1. Helle, Skrivervænget 14, er aldrig blevet officielt godkendt som formand, da bestyrelsen konstituerede sig på bagkant. Det giver lidt udfordringer rent juridisk:
      1. Fx skal Helle skrive under på Tinglysning af overdragne veje, men det kan hun ikke uden at være officielt godkendt på generalforsamlingen
      2. Bestyrelsen har også præciseret rollerne og valg af hensyn til beskyttelse af bestyrelsen/grundejerforeningen har kontinuerlig flow af medlemmer og ansvarsområder for hele grundejerforeningen
         1. Bestyrelsesformanden vælges i lige år
         2. Kasserer godkendes ulige år
            1. Både Bestyrelsesformand og kasserer skal godkende økonomi og regninger, og derfor er det ikke hensigtsmæssigt, at de træder ud samtidig
         3. Det er normal procedure – (der var tvivl i medlemsgruppen)
         4. Vi har prøvet alt, men det skal godkendes
         5. Helle godkendes enstemmigt som formand af medlemmerne
            1. Martin fra Amtsmandsvænget 2 stiller op til bestyrelsen
               1. Martin Gordon fra Ritmestervænget 6 trækker sig uden afstemning
         6. Suppleant er på valg:
            1. Ingen stiller op mod Thomas (Ryttervænget 3), så Thomas fortsætter
         7. Michael, Ritmestervænget 1, har ikke tilkendegivet, om han ønsker at genopstille som revisor
            1. Rummet spørges, om man ønsker at påtage rollen
            2. Martin Gordon, Ritmestervænget 6, vælges som revisor til at læse regnskabet igennem og godkende
6. Bilag 3
   
   
   1. Der er lavet ’præciseringer’ til vedtægterne foranlediget af Michael, Ritmestervænget 1, der har erfaring med foreningsarbejde – spørgsmålet er, om det er ’væsentlige’ ændringer eller præciseringer
      1. Historik
         1. Kildebjerg-Ry gav oprindeligt en arbejdsgruppe fra området ansvaret for vedtægterne
         2. Oplægget var lavet af en advokatgruppe
         3. Arbejdsgruppen fremlagde ændringer, som blev godkendt på første generalforsamling
         4. Michael udfordrede vedtægterne på generalforsamlingen i 2020, så vi fik den præciseret i forhold til Michaels input.
            1. Så spørgsmålet går på, om det er væsentlige vedtægtsændring omkring tilrettelsen af, at det er muligt at opkræve dkk 500 ved udeblivelse af arbejdsdagen (fremfor, at det er obligatorisk)
            2. At hvert medlem kun må medbringe én fuldmagt er det en væsentlig ændring af vedtægterne eller en præcisering?
            3. Kasseren skal vælges på generalforsamling – er det en væsentlig ændring eller en præcisering?
         5. På grund af holdninger uden for bestyrelsen foreslås derfor vi stemmer om vedtægtsændringerne. Der skal opnås ¾ stemmer for, men da det ikke kan lade sig gøre ifht. antal fremmødte, så skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling
         6. Spørgsmål fra Katrine Ryttervænget 6:
            1. Skal vi bruge 75% flertal til den ekstraordinære generalforsamling?
            2. Svar: nej, det er simpelt flertal her
         7. Der er afstemning omkring, hvorvidt ændringer til legeplads-området er væsentlige eller ikke væsentlige jf. pkt 12.5 i vedtægterne
            1. Medlemmerne stemmer ’nej’, så det er IKKE en væsentlig ændring (afstemningen var en lukket afstemning)
         8. Skal vi stemme om bestyrelsens præciseringer er væsentlig ændringer eller ej:
            1. Vi skal måske have en ekstraordinær generalforsamling, som måske kan blive en virtuel generalforsamling
            2. Vi stemmer om alle 6 punkter, der er præciseret i vedtægterne, og er der ikke 75% af samlet antal medlemmer i rummet, så medlemmerne stemmer for at godkende ændringerne/præciseringerne som punkter til en ekstraordinær generalforsamling:
               
               
         9. Nedenfor forefindes en oversigt over de foretagne præciseringer.
            
            
            1. 1. 10 Arbejdsdag
                  1. 10.1
                     1. Opdatering således at det fremgår, at gebyropkrævning ved udeblivelse ikke er obligatorisk, men en mulighed bestyrelsen kan benytte sig af.
                        1. Godkendes enstemmigt af medlemmerne. Derved kan punktet blive behandlet på den ekstraordinære generalforsamling
               2. 11 Generalforsamling of ekstraordinær generalforsamling
                  1. 11.7
                     1. Præcisering af, hvornår forslag til generalforsamlingen senest skal være bestyrelsen i hænde.
                        1. Godkendes enstemmigt af medlemmerne Derved kan punktet blive behandlet på en ekstraordinære generalforsamling
                  2. 11.8
                     1. Opdatering af dagsordenen for den ordinære generalforsamling, således at det tydeligere fremgår, hvilke bestyrelsesposter der er på valg hvornår.
                        1. Godkendes enstemmigt af medlemmerne. Derved kan punktet blive behandlet på en ekstraordinære generalforsamling
               3. 12 Beslutninger
                  1. 12.2
                     1. Præcisering af, at medlemmernes stemmeret følger de til enhver tid gældende fordelingstal.
                        1. Godkendes enstemmigt af medlemmerne. Derved kan punktet blive behandlet på en ekstraordinære generalforsamling
                  2. 12.3
                     1. Præcisering af, at et medlem højst kan medbringe én skriftlig fuldmagt.
                        1. Bestyrelsen trak forslaget tilbage, Se punkt V.
               4. 13 Bestyrelsen
                  1. 13.1
                     1. Præcisering af, at der er direkte valg til formand og kasserer, samt hvem der er på valg hvornår.
                        1. Godkendes enstemmigt af medlemmerne- Derved kan punktet blive behandlet på en ekstraordinære generalforsamling
            2. Mads fra Amtsmandvænget – skal flere vedtægtsændringer på forslag i aften?
               1. 12.3 tages op igen – kan man som medlem kun tage én fuldmagt med – det skal ændres alligevel, så vi gemmer den
                  1. Bestyrelsen trækker forslaget om ændringer tilbage, så den bliver stående som oprindeligt
         10. Emne – Spørgsmål fra  - skal vi sponsorere Pulszonen?
             1. 250.000 over 10 år (25K om året/250 dkk pr husstand), som det ser ud lige nu med 100 huse (vi bliver 150 huse, når den sidste del af området etableres)
             2. Emnet debatteres
                1. Information - området opgraderes, inden vi tager sponsoratet. Bestyrelsesformanden er inviteret til et møde omkring tankerne og sponsoratet, så det handler om mandat til at drøfte muligheden for, at Kildebjerg-Ry Østfasen siger ja til sponsorat
                2. Vi stemnings afstemmer – og sætter det til høring i forsamlingen:
                   1. Årligt budget for samlet sponsorat er 100.000 kr.
                      1. Hvor vores grundejerforening står for de 25%
                   2. Vi foreslår, at vi slår os sammen måske med de andre grundejerforeninger i området
                      1. 3 grundejerforeninger slår sig sammen om 25.000 kr. er oplægget videre til bestyrelsen
         11. Note: Får man ikke mails fra bestyrelsen (eller hører man som medlem, at noget ikke modtager mails), så må I meget gerne indsende mailadresse til info@kildebjergost.dk, så I kommer på listen til fælles mail beskeder

Spørgsmål fra salen

• Skrivervænget 8: hvornår bliver vejen lavet færdigt?
  • Græsrabat laves færdig til efteråret
    • Mulig arbejdsvej fra >Skovagervej
• Carsten Sandemandsvænget 18: Hvad skal der ske med Golfbanen – skál den flyttes. Et ”gammelt” rygte, men ikke andet indtil videre
• Katrine Ryttervænget 6 – hvornår kommer der asfalt på Ryttervænget
  • Nok til efteråret sammen med flere veje
• Note: Der kommer gode råd på hjemmesiden for kommende veje færdiggørelse og overdragelsen baseret på læring fra de første to veje
• Sandemandsvænget og vandrør ønskes uddybet. – den fyldes nok med beton, og den skal så etableres på en anden måde (forventes det)