REFERAT

Referat af Generalforsamling i Grundejerforeningen Kildebjerg Ry Østfasen

24.04-2019 \\ Referat

Deltagere

Der var fremmøde fra 45 husstande i foreningen, samt afgående bestyrelsesformand Jens Mastrup.

Agenda

1. Valg af dirigent og referent
2. Orientering fra arbejdsgruppen
   1. Opdatering af grundejerforeningens vedtægter
   2. Udkast til budget
   3. Planer for etablering af legeplads
3. Afstemning om vedtagelse af opdaterede vedtægter
4. Afstemning om vedtagelse af budget og størrelsen af medlems- og vejfondsbidraget for det indeværende regnskabsår
5. Valg af bestyrelsesformand
6. Valg af tre bestyrelsesmedlemmer
7. Valg af to suppleanter
8. Valg af revisor
9. Evt., herunder forslag fra bestyrelse eller medlemmer

Afgående bestyrelsesformand Jens Mastrup bød velkommen til generalforsamling og informerede kort om status for Kildebjerg Ry Østfasen.

På Dyrevogtervænget og Skovridervænget er vej og anlæg færdiggjort og dermed snarest klar til overdragelse til grundejerforeningen. Da der fortsat er én ubebygget grund på Ryttervænget, vil denne vej kun blive delvist færdiggjort (kantsten og fortov) og delvist overdraget til grundejerforeningen.

Udsigtszonen er ligeledes delvist færdig, idet der på ydersiden (mod vejen) er beplantet med efeu og bøgehække. Det er planen, at den indvendige side (mod parcellerne) beplantes med træer.

Stamvejen færdiggøres delvist, som stikvejene færdiggøres og overdrages.

1. Valg af dirigent og referent
   Kathrine Langballe Gaul blev valg som dirigent.
   Marlene Schroll blev valgt som referent.
   
   
2. Orientering fra arbejdsgruppen
   1. Opdatering af grundejerforenings vedtægter:
      1. Fordelingstal ændres således at fordelingstallet er 1 pr. husstand uagtet om der er tale om parcelhus eller storparcel
      2. Der indføres én årlig arbejdsdag tilegnet fællesarealerne – ved udeblivelse opkræves et gebyr på kr. 500 pr. husstand
      3. Der indbetales et stiftelsesgebyr på kr. 2.000 pr. husstand som engangsbetaling til opstart af grundejerforeningen
      4. Medlemmer af grundejerforeningen der ejer ubebygget grunde i grundejerforeningens område, pålægges medlemsbidrag
      5. Bestyrelsen for grundejerforeningen skal bestå af 5 medlemmer og 2 suppleanter (for at give volumen og for at hver vej kan blive repræsenteret)
      6. Bestyrelsesmedlemmer sidder for 2 år ad gangen, og kun halvdelen vil være på valg ved hver generalforsamling
         
         
3. Udkast til budget:
   Udkast til budget blev gennemgået og der blev oplyst om at budgettet tager udgangspunkt i de priser arbejdsgruppen har kunne skønne sig frem til samt budget fra grundejerforeningen Kildebjerg Ry beboelse vest.
   Der blev foreslået et medlemsbidrag som skal udgøre kr. 1.500 (heraf udgør de kr. 500 vejfond).
   
   
4. Planer for etablering af legeplads:
   Arbejdsgruppen berettede om, at der var indhentet tilbud på etablering af legeplads fra 7 forskellige virksomheder, hvor prisen (total, dog undtaget hegn) ligger i niveauet mellem kr. 300.000 og 400.000. Prisen for etablering af hegn omkring legepladsen vil beløbe sig på omk. kr. 100.000. Ligeledes oplyste arbejdsgruppen, at der er mulighed for at søge tilskud til etablering af legeplads hos bl.a. Skanderborg kommune og brugsforeningen.
   
   

Arbejdsgruppen er blevet orienteret om fra Jens Mastrup, at arealet for legepladsen skulle være klar til overdragelse om et par mdr.

Det blev vedtaget, at den nye bestyrelse arbejder videre med planer for legepladsen og fremlægger yderligere materiale til grundejerforeningens medlemmer førend der træffes endelig afgørelse om legepladsen, herunder finansieringsmodel.

Der blev optalt antal repræsenterede husstande som udgjorde 45, derudover var der modtaget fuldmagter fra 10 husstande og afgående bestyrelsesformand Jens Mastrup havde 25 stemmer (for de endnu usolgte grunde). I alt var der således 80 stemmer, hvorfor generalforsamlingen var beslutningsdygtig i forhold til ændring af vedtægterne, som kræver deltagelse af 3/4 af foreningens husstande.

5. Afstemning om vedtagelse af opdaterede vedtægter:
Samtlige opdateringer til vedtægterne blev godkendt.

6. Afstemning om vedtagelse af budget og størrelsen af medlems- og vejfondsbidraget for det indeværende regnskabsår:
Størrelsen af medlems- og vejfondsbidraget for det indeværende regnskabsår blev ligeledes godkendt.

7., 8. Valg af bestyrelsesformand, tre bestyrelsesmedlemmer, to suppleanter og revisor:

Der blev valgt følgende medlemmer til grundejerforeningens bestyrelse:
Martin Gordon Andersen – Ritmestervænget 6
Kathrine Langballe Gaul – Ritmestervænget 3
Christian Bjørnager Almvig – Skovriddervænget 14
Frank Piper – Dyrevogtervænget 9
Thomas Højvang Poulsen - Ryttervænget 3
Helle Frost Larsen – Skrivervænget
Mathias Madsen – Skrivervænget

Bestyrelsen vil konstituere sig på førstkommende bestyrelsesmøde

9.  Evt., herunder forslag fra bestyrelse eller medlemmer:

Det blev aftalt at alle grundejerforeningens medlemmer informeres forinden der sker overdragelse af fællesarealer – herunder veje, stier, grønne områder mv. Dermed har alle mulighed for at komme med bemærkninger eller andre observationer der kan være til gavn for overdragelsen.

Det blev foreslået at der arrangeres en fælles rundtur / vandring for alle beboere i grundejerforeningen, hvor alle kan komme med ideer til de fælles grønne områders anvendelse.

Der blev orienteret om, at der forefindes en Facebookside for alle beboerne i grundejerforeningen. Siden findes under ”Kildebjerg Ry, Østfasen”. Blandt de fremmødte var der ingen indvendinger mod, at fremtidig kommunikation mellem bestyrelse og foreningens medlemmer foretages via Facebook-siden; indkaldelser til generalforsamlinger vil dog fortsat ske pr. e-mail.

Der blev foreslået at lave en interessegruppe som vil arbejde med fundraising til legepladsen. Gruppen består af 3 personer:

Ditte Brøgger Jacobsen – Amtmandsvænget 11
Søren Gaul – Ritmestervænget 3
Torben Hansen – Ryttervænget 8

Grundet GDPR-lovgivningen må den nye bestyrelse ikke overtage foreningens medlemmers kontaktinformationer fra Kildebjerg Ry A/S. De fremmødte medlemmer blev derfor opfordret til at oplyse deres e-mailadresse til brug ved fremtidige udsendelser af generalforsamlingsinvitationer og -referater. Medlemmer der ikke var til stede vil få mulighed for at indgive deres kontaktinformationer via Facebookgruppen.